Pohľad za oponu: Čo sa skrýva za prácou Lucie Weberovej – riaditeľky odboru administratívy

Ako ste sa dostali do OVB a čo bolo vašou úlohou?

Do OVB som nastúpila v roku 2008 na oddelenie front office. V tej práci som sa našla.  Mohla som si tu rozvíjať vedomosti a zároveň si organizovať pracovný deň. Ak som si ho zorganizovala zle, musela som sa poučiť zo svojich chýb. Našťastie som mala každý deň priestor „začať“ znovu a lepšie.

Mojou hlavnou úlohou bola komunikácia s obchodnou sieťou. Pri práci  som sa veľa naučila a  spoznala veľa ľudí. Každý jeden vo mne zanechal stopu. S niektorými spolupracovníkmi sa stále poznám iba vo „virtuálnej rovine“, no väčšinu som mala šťastie spoznať osobne a aj sa s nimi spriateliť.  Veď OVB je firma založená na osobnom kontakte medzi ľuďmi. 

Kariérne ste prešli kus cesty. Napokon ste sa dostali až na pozíciu riaditeľky odboru administratívy. Čo pod váš odbor spadá?

Vďaka pracovitosti, ale i šťastiu som sa vypracovala na pozíciu riaditeľky odboru administratívy. Pod tento odbor spadajú oddelenia, ktoré sú v priamom kontakte so sieťou a jej dokumentmi. Patrí sem personálne oddelenie, ktoré zastrešuje všetku agendu súvisiacu so zmluvnými vzťahmi s podriadenými finančnými agentmi, vrátane sledovania plnenia odbornej spôsobilosti a podávania návrhov do Národnej banky Slovenska. Potom je tu oddelenie podpory obchodu (kedysi front office), ktoré sa snaží čo najlepšie a najrýchlejšie vyriešiť požiadavky prichádzajúce zo siete. Oddelenie spracovania a skenovania zase spracováva návrhy zmlúv uzatvorených  s klientmi a zastrešuje odovzdanie návrhu partnerskej spoločnosti. Má na starosti aj spracovanie  intervencie zo strany partnerských spoločností určených pre našich spolupracovníkov. Napríklad je to  zmena v zmluve na základe posúdenia zdravotného stavu. Pod odbor administratívy spadajú aj sklad a recepcia. 

Vaše oddelenie má naozaj široký záber. 

Áno, OVB je veľká spoločnosť. Ku koncu roka 2020 mala viac ako 3000 podriadených finančných agentov a viac ako 1 milión klientov. Takže si viete predstaviť to množstvo práce, ktoré tieto „čísla“ prinášajú. Našťastie, mám skvelý tím kolegov, ktorí sú odborníkmi vo svojej agende, vykonávajú prácu svedomito a viem sa na nich spoľahnúť.  Veľkým prínosom je pre nás, samozrejme, aj digitalizácia. 

Čo konkrétne si máme predstaviť pod digitalizáciou vo vašom odbore? 

Nie je digitalizácia ako digitalizácia. V našom oddelení je podstatné aj zákulisie, ako to celé naozaj funguje. Je super, že spolupracovník si nemusí na servisné stretnutie s klientom voziť plný kufor tlačív a návrh uzatvorí jednoducho – elektronicky. Ak ale partner dáta nepošle, je nutný zásah človeka, aby sa údaje z elektronického návrhu nahrali do interného systému OVB. Pre nás je digitalizácia prínosom až v prípade, že sa tieto údaje z návrhu naimportujú do systému. Ale aj tu sa snažíme napredovať. Kým v roku 2009 sa ručne nahrávalo mesačne takmer 10 800 návrhov podpísaných zo strany klientov, v roku 2019 ich bolo cca 7 200 a v súčasnosti je to asi 5 200 návrhov. A verím, že sa nám to číslo podarí ešte znížiť. 

Vám a vašim  kolegom prejdú rukami denne obrovské množstvá dokumentov a čísiel. Pritom je vašou úlohou, aby sa nič z toho nestratilo, nezmenilo, neuložilo nesprávne . Ako to zvládate?

Sme odbor, ktorý je neustále pod drobnohľadom. Zo strany spolupracovníkov, ktorí si na intranete sledujú nahraté údaje, a taktiež zo strany kolegov, lebo naše výstupy sú vstupmi pre nich. Všetko na seba nadväzuje, preto máme množstvo kontrolných procesov a štatistík. Nikto nie je neomylný, ale tieto výstupy potrebujeme poskytovať čo najsprávnejšie. Pri každom zistení nedostatku premýšľam nad tým, aby sa nezopakoval.  Našťastie, kolegovia z IT mi zatiaľ každý jeden nápad (niekedy až výmysel) dokázali pretaviť do funkčnej roviny.

A čo konkrétne robíte vy?

Ľahko sa prezentujú výsledky odboru a práca jednotlivých ľudí, keďže vidím, čo všetko robia. Ale nad otázkou, čo presne robím ja, sa musím veľmi zamýšľať. Nie, neznamená to, že nerobím nič. Len som si svoju prácu nikdy takto nešpecifikovala. Robím, čo príde. Dá sa povedať, že je to z každého rožku trošku. Okrem toho,moja práca je môj koníček, takže si často  ani neuvedomím, že pracujem. Snažím sa odbor posúvať vpred optimalizáciou procesov či vytváraním kontrolných štatistík. Takisto  sa podieľam na realizácii strategických projektov. A keďže som veľmi súťaživá, snažím sa prekonávať samu seba, zdolávať výzvy a hľadať riešenia tak, aby bola ovca celá aj vlk sýty. 

Čo by sa stalo, keby ste zo dňa na deň prestali pracovať ? Zvládlo by to OVB bez vás?

Pre takú veľkú a úspešnú firmu ako OVB, je nemysliteľné nemať na centrále podporu pre svoju činnosť. Podobne, ako máme produktových špecialistov, právnikov, IT, máme aj administratívny support. Aj keď niektorých z nás takmer nevidno, sme hrdí na to, že pomáhame robiť v OVB to, čo je najdôležitejšie.